Bir iş telefon numarasını aradığınızda, genellikle telefon rehberi ve sonraki adımlarda size rehberlik etmeye yardımcı olan otomatik bir sesli karşılama mesajı ile karşılanırsınız.
Bu sesli karşılama mesajı, küçük işletmenizin profesyonel görünmesini sağlar ve satışları artırmanın yanı sıra müşteri memnuniyetini de artırmaya yardımcı olabilir.
Bu makalede, size çevrimiçi mağazanız, işletmeniz veya blogunuz için sesli karşılama mesajını nasıl ayarlayacağınızı göstereceğiz. Ayrıca şablon olarak kullanabileceğiniz en iyi sesli karşılama örneklerini de göstereceğiz.
Sesli Karşılama İşiniz İçin Neden Önemlidir?
Mobil cihazlarda yapılan yerel aramaların% 88’inden fazlası bir telefon görüşmesiyle sonuçlanıyor. Esas olarak, Google yerel arama sonuçlarında görünen şık tıkla ve ara düğmeleri sayesinde.
Birçok küçük işletme için tüm çağrıları hemen yanıtlamak mümkün olmayabilir. Bazen müşteriler iş saatlerinden sonra arayabilir ve o sırada meşgul olabilirsiniz veya hiç personeliniz olmayabilir.
Sesli karşılama mesajınızın geldiği yer burasıdır.
Birçok müşteri için bu, işletmenizle ilk temasları olacaktır. Sesli karşılama mesajı ayarlamamak, bir müşterinizi rakibinize kaptırmanıza neden olabilir.
Öte yandan, sesli selamlamayı doğru yapmamak da ciddi sonuçlar doğurabilir. Müşteriler telefonu kapatabilir, takip edemeyebilir veya rakiplerinize ulaşabilir.
Bununla birlikte, çevrimiçi işletmeniz için sesli karşılama mesajını doğru şekilde nasıl ayarlayacağınıza bir göz atalım.
Sesli Karşılama Mesajı Ayarlamanın En İyi Yolu
Normalde, küçük işletme sahipleri aramaları yönetmek için bir sabit hat veya cep telefonu numarası kullanır. İşi tamamlasa da, iş aramalarını düzgün bir şekilde yönetmenize veya etkili bir otomatik sesli karşılama mesajı ayarlamanıza izin vermezler.
İş aramalarını yönetmenin en iyi yolu, bir iş telefonu hizmeti kullanmaktır. Birçok küçük işletme, gizliliklerinden ödün vermeden iş aramalarını etkili bir şekilde yönetmelerine olanak tanıdığından sanal bir işletme telefon numarası kullanır.
Bir sabit hat veya cep telefonu numarasının aksine, aramaları yönetmek için interneti kullanır. Bu teknolojinin resmi terimi, iş VoIP telefon hizmeti (İnternet Protokolü üzerinden Ses) olarak adlandırılır.
Bir iş telefonu hizmetini kullanmak size sabit hatlara ve cep telefonlarına göre aşağıdaki avantajları sağlar.
Nextiva’yı, piyasadaki en iyi iş telefonu servis sağlayıcısı olduğu için kullanmanızı öneririz. Telefonunuz için kullanımı kolay web tabanlı yönetici paneli ve uygulamalarla kapsamlı bir dizi özellik sunarlar.
Nextiva’yı işimizde Kreatif Ajans ve diğer Awesome Motive mülkleri için yapılan çağrıları yönetmek için kullanıyoruz.
Farklı bir çözüm istiyorsanız, RingCentral’a bir göz atın. Bir başka harika iş telefonu hizmetidir. Sesli karşılamaları, otomatik operatörleri, sesli mesajları, çağrı dökümlerini ve daha fazlasını yönetmek için çok sayıda araç içeren inanılmaz derecede zengin özelliklere sahip bir platform sunarlar.
Bir iş telefonu hizmeti kurduktan sonra, kolay takip edilen ayarlarını kullanarak sesli karşılamalar ayarlayabilirsiniz.
İşletmeler İçin Sesli Karşılama Örnekleri
En etkili sesli karşılama mesajlarını oluşturmak için uymanız gereken bazı temel kurallar vardır.
Aşağıda, işletmeniz için kullanabileceğiniz bazı sesli karşılama şablonları verilmiştir.
Mesai Saatleri Dışında Sesli Mesaj Karşılama Örnekleri
Bu sesli karşılama mesajı, müşteriler sizi mesai saatlerinden sonra veya hafta sonları aradığında oynatılacaktır. Bu sesli karşılama mesajının, kullanıcıları çalışma saatleri, müşteri hizmetlerine ulaşmanın alternatif yolları veya mağaza konumu hakkında bilgilendirdiğinden emin olun.
“Merhaba, [işletme adına] ulaştınız. Pazartesiden Cumaya [09:00] – [18:00] [PST] saatleri arasında telefonla hizmetinizdeyiz. Bize bir mesaj bırakmak için web sitemizdeki [www.example.com] iletişim formunu da kullanabilirsiniz, size e-posta yoluyla geri döneceğiz. Sizi geri aramamızı istiyorsanız, lütfen kısa bir mesajla birlikte adınızı ve numaranızı bırakın, ekibimiz en kısa sürede size geri dönecektir. “
“Merhaba, [işletme adına] ulaştınız. Şu anda aramanıza cevap veremiyoruz. Çalışma saatlerimiz Pazartesiden Cumaya [mesai saatleri] şeklindedir. [Mağaza konumu] ‘ndaki mağazamız hafta sonları müşterilere açık kalır. Ayrıca web sitemizdeki [www.example.com] [haftanın 7 günü 24 saat] canlı sohbet yoluyla da bizimle iletişime geçebilirsiniz. Bu acil değilse ve geri aramamızı istiyorsanız, lütfen bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakın. “
Gördüğünüz gibi, her iki örnek de önemli bilgiler veriyor ve müşterilere canlı sohbet veya iletişim formu aracılığıyla alternatif iletişim yolları sunuyor.
Tatil Sesli Mesaj Karşılama Örnekleri
Bu karşılama mesajları tatillerde kaydedilebilir.
“Merhaba, [işletme adına] ulaştınız. Ekibimiz şu anda arkadaşları ve ailesi ile tatil geçirmek için ofis dışında. [Gün ve saatte] çalışmaya geri döneceğiz. Lütfen bize adınızı ve numaranızı bırakın, size en kısa sürede geri döneceğiz. [Mutlu Bayramlar (veya o tatil için uygun selamlar)] ”.
“Mutlu tatiller! [İşletme adı] ‘ndaki ekibimiz [tarih] tarihine kadar dışarıda. Mevcut bir müşteriyseniz, yine de web sitemizde bir destek bileti açabilirsiniz, önümüzdeki 24 saat içinde size geri dönmeye çalışacağız. Ayrıca canlı sohbet yoluyla veya web sitemizdeki [www.example.com] iletişim formu aracılığıyla bizimle iletişime geçebilirsiniz. Acil değilse bip sesinden sonra bize adınızı ve numaranızı bırakabilirsiniz. Çağrınıza mümkün olan en kısa sürede geri döneceğiz. “
“Merhaba, [şirket adına] ulaştınız. (Tatil adı) nedeniyle kapalıyız ve [tarih ve saatte] işimizin başına döneceğiz. Acil bir yanıta ihtiyacınız varsa (email_address) adresinden bize e-posta gönderebilirsiniz, tüm e-postaları 24 saat içinde yanıtlamaya çalışacağız. Ayrıca bize mesaj bırakabilirsiniz, tatillerden sonra size geri döneceğiz (Mutlu Yıllar / Tatil) ”.
Gördüğünüz gibi, bu sesli karşılama mesajları müşterilere olabildiğince fazla bilgi sağlar. Bu karşılamalar ayrıca müşterilerin tatillerde alternatif iletişim yöntemlerini kullanarak nasıl daha hızlı yanıt alabileceklerini bilmelerini sağlar.
Dışarıda / Meşgul Sesli Mesaj Karşılama Örnekleri
Meşgulseniz, dışarıdaysanız veya personeliniz yetersizse ve müşteri çağrılarına hemen cevap veremiyorsanız, bu selamlamaları örnek olarak kullanabilirsiniz.
“Merhaba, [işletme adına] ulaştınız, şu anda aramanıza cevap veremiyoruz, ancak sizi en kısa sürede geri aramak isteriz. Lütfen sinyal sesinden sonra bize adınızı ve numaranızı bırakın. “
“Merhaba, şu anda telefondan uzaktayız. Çok acil değilse, bize (e-posta adresi) adresinden e-posta gönderebilirsiniz. Aksi takdirde lütfen bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakın, sizi hemen arayalım. “
Çağrıları yanıtlayan tek kişi sizseniz, bunu kişisel bir sesli karşılama mesajı yapabilirsiniz.
“Merhaba, (Adınız) ‘a ulaştınız. Şu anda telefona cevap veremiyorum. Bana (e-posta adresi) adresine bir e-posta gönderebilir veya bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakabilirsiniz, sizi en kısa sürede geri ararım. “
Sesli Karşılama Mesajlarınızı Test Edin ve Geliştirin
Profesyonel bir telefon hizmeti kullanmanın bir başka harika nedeni, tüm aramalarınızı takip edebilmeniz ve bunlarla ilgili ayrıntılı raporları görüntüleyebilmenizdir. Örneğin, Nextiva’nın arama analizi sayfası böyle görünüyor.
Her bir sesli karşılama mesajını kaç kullanıcının duyduğunu ve nasıl yanıt verdiklerini izlemeniz gerekir. Mesaj bırakan daha yüksek müşteri puanına sahip sesli karşılamalar verimli bir şekilde çalışıyor.
Tam olarak duyulmayan sesli posta mesajları bir başarısızlıktır.
Mükemmel dengeyi bulmak için farklı sesli karşılama mesajlarını denemenizi öneririz. Sesli karşılama mesajınızı düzenli aralıklarla güncellemek, varlığından bile haberdar olmadığınız iletişim boşluklarını doldurmanıza da yardımcı olabilir.
Sesli Posta Mesajlarınızı Takip Edin
Artık dengeli, bilgilendirici ve arkadaşça bir sesli karşılama mesajı oluşturduğunuza göre, bir sonraki adım daha da önemlidir.
Bir müşteri size sesli mesaj bıraktıktan sonra ne olur?
Profesyonel bir iş telefonu sistemi kullanıyorsanız, bu mesajları kolayca takip edebilir ve yanıtlayabilirsiniz.
Hızlı bir takip için sizin ve personelinizin eşit derecede iyi hazırlandığından emin olun. Hızlı geri arama, iş ilişkilerini güçlendirmede ve satışları kapatmada uzun bir yol kat eder.
Bu makalenin, çevrimiçi işletmeniz için sesli karşılama mesajını nasıl ayarlayacağınızı öğrenmenize yardımcı olacağını umuyoruz. İşletmeniz için nasıl bir e-posta bülteni oluşturacağınıza ilişkin kılavuzumuzu da görmek isteyebilirsiniz.
